Het nieuw Burgerlijk Wetboek bevat een bepaling die bevestigt dat een e-mail kan dienen als een rechtsgeldige kennisgeving. Let wel, de rechtsgeldigheid staat slechts vast in 2 gevallen:
- Het staat vast dat de bestemmeling kennis heeft genomen van de e-mail (bijvoorbeeld doordat de bestemmeling heeft geantwoord of u een leesbevestiging heeft verkregen)
- De bestemmeling had redelijkerwijze kennis kunnen nemen van de e-mail. Een bijkomende voorwaarde hierbij is dat de bestemmeling voorafgaand de kennisgeving, zijn/haar toestemming had gegeven om via dit elektronisch kanaal te communiceren
In de andere gevallen is het aan de verzender om te bewijzen dat de bestemmeling effectief kennis heeft genomen van de e-mail.
Het kan dus handig zijn om in uw overeenkomsten steeds op te nemen dat de communicatie gevoerd tussen de contractspartijen gevoerd mag worden via e-mail met vermelding van het correcte e-mailadres. Op deze manier sluit u uit dat u, bij gebreke aan een antwoord of leesbevestiging op uw kennisgeving, zal moeten bewijzen dat de bestemmeling er kennis van heeft genomen.
Deze werkwijze kan ook een risico inhouden. Een e-mail kan al eens door omstandigheden ongelezen blijven of in uw spam box terechtkomen. Als dit het geval is maar u contractueel bent overeengekomen dat de kennisgevingen per e-mail mogen gebeuren, zal er toch vanuit worden gegaan dat u de kennisgeving had kunnen lezen.
Belangrijk om nog te vermelden is dat als een overeenkomst voorziet in een kennisgeving per aangetekend schrijven, een gewone e-mail niet zal volstaan. De e-mail is immers nog niet gelijkgesteld met een aangetekend bericht. U zal uw kennisgeving in dit geval nog steeds moeten overmaken per aangetekend bericht (brief of e-mail).